A láthatatlan háttériroda
Marketingügynökség
Az ismétlődő adminisztráció úgy zajlik, hogy senkinek nem kell hozzányúlnia.
© 2026
Egy összehangolt rendszer, amely feldolgozza a dokumentumokat, adatokat mozgat a rendszerek között, frissíti a nyilvántartásokat, utánkövető üzeneteket küld, és automatikusan naprakészen tartja a riportokat.
(Kiinduló helyzet)
Egy budapesti marketingügynökség sok érdeklődővel és több kiemelt ügyféllel dolgozott, a csapata pedig hetente órákat töltött ugyanazzal az adminisztrációval: e-mailekből és dokumentumokból gépelte át az adatokat, kézzel frissítette a CRM-et, és táblázatokból rakta össze a riportokat. A rendszerekben eltértek egymástól az adatok, a hibák pedig gyakran csak akkor derültek ki, amikor egy ügyfél szólt. Amikor megkerestek, három dologra volt szükségük: hogy a csapat visszakapja az idejét, hogy a rendszerek szinkronban legyenek, és hogy megszűnjenek a kézzel gépelésből adódó hibák.
(Feltárás)
Feltérképeztem az e-mailben, dokumentumokban, CRM-ben és belső eszközökben zajló ismétlődő adminisztrációt, és duplikált adatbevitelt, másolgatást, következetlen nyilvántartásokat és kézi riportkészítést tártam fel.
(Megoldás)
2 héten belül n8n-folyamatok vették át a kézi adatrögzítést. Az OpenAI feldolgozza a beérkező dokumentumokat és üzeneteket, a fontos adatok ellenőrizve kerülnek a HubSpotba és a Google Workspace-be, a rendszerek pedig szinkronban maradnak. Emberhez csak akkor jut el Slack-értesítés, ha egy kivétel mérlegelést igényel.
